Conceptos.

Las secciones siguientes son breves descripciones de las partes de una base de datos de Access típica.

Tablas: Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos.

Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se denomina normalización.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.

Formularios: Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.

Puede programar botones de comandos para determinar qué datos aparecen en el formulario, abrir otros formularios o informes, o ejecutar otras tareas. Por ejemplo, puede tener un formulario llamado "Formulario de cliente" en el que trabaja con los datos de los clientes. El formulario de cliente puede tener un botón que abra un formulario de pedido en el que puede especificar un pedido nuevo para el cliente.

Los formularios también le permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctamente.

Informes:Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible.

Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.

Consultas:Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.

Ciertas consultas son "actualizables", es decir, puede modificar los datos de las tablas subyacentes mediante la hoja de datos de la consulta. Si está trabajando en una consulta actualizable, recuerde que los cambios se realizan en realidad en las tablas, no solo en la hoja de datos de la consulta.

Hay dos variedades básicas de consultas: consultas de selección y consultas de acciones. Una consulta de selección simplemente recupera los datos y los pone a disposición para su uso. Puede ver los resultados de la consulta en la pantalla, imprimirlos o copiarlos al portapapeles. O bien, puede usar el resultado de la consulta como un origen de registro para un formulario o un informe.

Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos.

Macros: Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botón. Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.

Módulos:Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic for Applications (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo estándar. Los módulos de clase se adjuntan a formularios o informes y, por lo general, contienen procedimientos que son específicos para el formulario o el informe al que están adjuntos. Los módulos estándar contienen procedimientos generales que no están asociados a ningún otro objeto. Los módulos estándar aparecen en Módulos en el panel de navegación mientras que los módulos de clase no.

les dejo un vídeo de relacionar para que entiendan mejor:

Sintaxis.

SQ::es un lenguaje de equipo para trabajar con conjuntos de datos y las relaciones entre ellas. Programas de base de datos relacionales, como Microsoft Office Access, usan SQL para trabajar con datos. A diferencia de varios idiomas del equipo, no es difícil de leer y entender, incluso para un principiante SQL. Como varios idiomas del equipo, SQL es un estándar internacional que se reconoce por organismos de estándares como ISO y ANSI.

Usar SQL para describir conjuntos de datos que pueden ayudarle a responder preguntas. Cuando se utiliza SQL, debe utilizar la sintaxis correcta. Sintaxis es el conjunto de reglas que se combinan correctamente los elementos de un idioma. Sintaxis SQL se basa en sintaxis inglés y utiliza muchos de los mismos elementos de Visual Basic para la sintaxis de aplicaciones (VBA).

SQL: SELECT, FROM y WHERE:

La cláusula SELECT:

SELECT [E-mail Address], Company

Esta es la cláusula SELECT. Consta de un operador (SELECCIONAR) seguido de dos identificadores ([dirección de correo electrónico] y empresa).

Si un identificador contiene espacios ni caracteres especiales (por ejemplo, "dirección de correo electrónico"), debe estar entre corchetes.

Una cláusula SELECT no tiene que le indican las tablas que contienen los campos y no puede especificar las condiciones que deben cumplir los datos que desea incluir.

La cláusula SELECT siempre aparece delante de la cláusula FROM de una instrucción SELECT.

La cláusula FROM:

FROM Contacts

Esta es la cláusula FROM. Consta de un operador (DE) seguido de un identificador (contactos).

Una cláusula FROM no enumera los campos que se seleccionen.

La cláusula WHERE:

WHERE City="Seattle"

Esta es la cláusula WHERE. Consta de un operador (DONDE) seguido de una expresión (ciudad = "Seattle").

SQL:ORDER BY:

Como Microsoft Excel, Access permite ordenar los resultados de la consulta en una hoja de datos. También puede especificar en la consulta cómo desea ordenar los resultados cuando se ejecuta la consulta, mediante una cláusula ORDER BY. Si utiliza una cláusula ORDER BY, es la última cláusula en la instrucción SQL.

Una cláusula ORDER BY contiene una lista de los campos que desea usar para la ordenación, en el mismo orden que desee aplicar las operaciones de ordenación.

Por ejemplo, suponga que desea que los resultados primero ordenados por el valor del campo empresa en orden descendente, y, si hay registros con el mismo valor para la empresa: siguiente ordenados por los valores en el campo dirección de correo electrónico en orden ascendente. La cláusula ORDER BY sería similar al siguiente:

ORDER BY Company DESC, [E-mail Address]

SQL:GROUP BY y HAVING:

A veces desea trabajar con datos resumidos, como el total de ventas en un mes o los elementos más costosos en un inventario. Para ello, aplique un función de agregado a un campo en la cláusula SELECT. Por ejemplo, si desea que la consulta para mostrar el recuento de las direcciones de correo electrónico enumeradas para cada empresa, la cláusula SELECT podría parecerse a lo siguiente:

SELECT COUNT([E-mail Address]), Company

Especificar los campos que no se usan en una función de agregado: cláusula The GROUP BY

Al usar funciones de agregado, normalmente debe crear también una cláusula GROUP BY. Una cláusula GROUP BY enumera todos los campos a los que no se aplica una función de agregado. Si las funciones de agregado se aplica a todos los campos en una consulta, no tiene que crear la cláusula GROUP BY.

Una cláusula GROUP BY inmediatamente después de la cláusula WHERE, o la cláusula FROM si no hay ninguna cláusula WHERE. Una cláusula GROUP BY enumera los campos tal y como aparecen en la cláusula SELECT.

Por ejemplo, siguiendo el ejemplo anterior, si la cláusula SELECT aplica una función de agregado a [dirección de correo electrónico] pero no para la empresa, la cláusula GROUP BY sería similar a lo siguiente:

GROUP BY Company

Limitar los valores agregados mediante criterios de grupo: la cláusula HAVING

Si desea usar criterios para limitar los resultados, pero el campo que desea aplicar los criterios se usa en una función de agregado, no puede usar una cláusula WHERE. En su lugar, use una cláusula HAVING. Una cláusula HAVING funciona como una cláusula WHERE, pero se usa para los datos agregados.

Por ejemplo, suponga que utiliza la función Promedio (que calcula el valor promedio) con el primer campo en la cláusula SELECT:

SELECT COUNT([E-mail Address]), Company

Si desea que la consulta para restringir los resultados según el valor de esa función CONTAR, no puede usar un criterio de ese campo en la cláusula WHERE. En su lugar, ponga los criterios en una cláusula HAVING. Por ejemplo, si solo desea que la consulta devuelva filas si hay más de las direcciones de correo una electrónico asociada a la empresa, la cláusula HAVING podría parecerse a lo siguiente:

HAVING COUNT([E-mail Address])>1

consulta unión:

El operador UNION permite combinar dos instrucciones SELECT en uno. Las instrucciones SELECT que combine deben tener el mismo número de campos de salida en el mismo orden y con los tipos de datos igual o compatible. Cuando se ejecuta la consulta, datos de cada conjunto de campos correspondientes se combinan en un campo de salida, para que el resultado de la consulta tiene el mismo número de campos como cada una de las instrucciones select.

Al usar el operador de UNIÓN, también puede especificar si los resultados de la consulta deben incluir filas duplicadas, si existe alguna, mediante la palabra clave TODO.

La sintaxis SQL básica para una consulta de unión que combina dos instrucciones SELECT es la siguiente:

SELECT field_1

FROM table_1

UNION [ALL]

SELECT field_a

FROM table_a

;

Por ejemplo, suponga que tiene una tabla denominada productos y otra tabla denominada servicios. Ambas tablas tienen campos que contienen el nombre de la garantía de producto o servicio, el precio o garantizan la disponibilidad, y si ofrecen el producto o servicio de modo exclusivo. Aunque la tabla productos almacena información de garantía y la tabla almacena de servicios garantiza la información, la información básica es la misma (si un determinado producto o servicio incluye una promesa de calidad). Puede usar una consulta de unión, como la siguiente, para combinar los cuatro campos de las dos tablas:

SELECT name, price, warranty_available, exclusive_offer

FROM Products

UNION ALL

SELECT name, price, guarantee_available, exclusive_offer

FROM Services

;

Ejemplos.

aquí algunos ejemplos de SQL:

SELECT *
FROM oficinas
ORDER BY region, ciudad, oficina DESC

SELECT *
FROM pedidos
ORDER BY fechapedido

 
SELECT TOP 4 *
FROM pedidos
ORDER BY importe DESC 

SELECT *
FROM pedidos
WHERE MONTH(fechapedido) = 3 

SELECT numemp, nombre, ventas
FROM empleados
WHERE ventas BETWEEN 90000 AND 300000
ORDER BY ventas desc

SELECT *
FROM productos
WHERE idproducto LIKE '*c'
ORDER BY existencias

 
SELECT numemp, importe,cuota
FROM empleados
LEFT JOIN pedidos
ON pedidos.rep = empleados.numemp
WHERE importe > 20000
OR cuota < 13000